Lug 02 2008
Basta, da oggi non riponderò più alle vostre email!
Varese, 25 giugno h 11.00 : io e Riccardo finalmente arriviamo dopo ben 5 ore di viaggio ad un appuntamento che sicuramente ricorderemo nel tempo come l’appuntamento che ha determinato l’avvio di nuove modalità di comunicazione e di gestione del lavoro.
Entriamo nell’aula magna dell’università dell’Insubria dove si svolge l’International Forum on Enterprise 2.0, incentrato su come i modelli collaborativi e informali come wiki, blog, social network, tagging, ecc… stanno modificando il modo di concepire e gestire il lavoro e la comunicazione.
Il programma degli interventi è fitto e nell’aula non c’è l’aria condizionata, il che significa che dopo la pausa pranzo le difficoltà a tenere gli occhi aperti non sono poche. Ma ecco che si alza in piedi e prende la parola Luis Suarez (Knowledge Manager, Community Builder and Social Computing Evangelist in IBM) che esordisce chiedendo: quanto di voi devono rispondere almeno a 20 mail al giorno? quanti a 30? 40? più di 50? Le mani alzate sono molte e il suo commento è stato: poveretti… non vorrei essere nei vostri panni!
Immediatamente ho pensato: sento che per questo intervento è valsa la pena alzarsi alle 5 e venire fin qui! E in effetti non mi sbagliavo!
Luis Suarez ci ha raccontato come anche lui 5 mesi prima si trovasse nella stessa situzione di chi continuava a tenere la mano alzata e che un bel giorno ha detto basta a quei fiumi di mail che non facevano altro che generare altri fiumi di mail e via a scivere e scrivere cosa si doveva e non doveva fare senza avere più il tempo di farlo!
Se ci pensate bene infatti la maggior parte delle mail non sono affatto operative!
Facciamo un esempio. Sono un promotore e voglio fare una campagna di gruppo su Google.
Invio al mio gruppo di lavoro una mail con i punti della campagna (prodotto, obiettivi, budget, partecipanti, richieste ricevute, trattative in corso, vendite andate a buon fine…) richiedendo un feedback di tanto in tanto ed eventuali suggerimenti. Invio una mail e ne ricevo 10 che devono essere lette e che necessitano di risposta a tutti. Risposta che generarà altre risposte e così via la posta si intasa con il risultato che il mio documento riepilogativo di tutte le info sulla campagna di gruppo ancora non è stato aggiornato.
Immaginate invece ora di creare un documento condiviso in una piattaforma wiki con tutti i punti del vostro progetto e di mandare un’unica mail al gruppo dicendo semplicemente: ciao a tutti, qui trovate tutte le caratteristiche della campagna di gruppo, per favore ciascuno di voi aggiorni il documento segnalando tutte le informazioni utili in merito. Ci riaggiorniamo a fine campagna 
Beh, non è fanatstico? Quante mail ci siamo risparmiati? E quante più informazioni avremo la possibilità di scambiarci in questo modo? Tantissime e in modo assolutamente agile e rapido!
Elettrizzata da questo intervento non ho resistito e come racconta Luca Baldisserotto nel suo blog, la prima cosa che gli abbiamo detto al telefono alla domanda “com’è andata a Varese?” è stata: “Benissimo! Vuoi sapere qual è la cosa più importante che abbiamo imparato? Beh, che le mail orami fanno parte del passato !!”
Risultati.
A distanza di una settimana abbiamo installato la nostra prima piattaforma wiki e aperto numerose pagine collaborative invitando le persone ad intervenire e collaborare e chiedendo esplicitamente di non comunicare più via mail.
E quando è necessario farlo? E quando c’è una cosa urgente da dire o un’info fondamentale da avere?
Quali migliori strumenti di: istant messaging, telefono, skype, chat… oppure mi alzo dalla sedia e vado direttamete nell’ufficio dove so che c’è la persona che ha l’informazione che mi serve e con l’occasione scambio anche 4 chiacchere, 2 risate e mi bevo pure 1 caffettino
Perchè la cosa importante non è più l’informazione ma sapere chi ha l’informazione che può aiutarmi a sviluppare nel modo migliore il mio lavoro!
Ehi, PREPARATEVI perchè la nuova Agenzia Online la costruiremo proprio con questa logica e con questi nuovi media collaborativi!!
Ma lascio a Riccardo il piacere di raccontarvi questo nuovo entusiasmante progetto
Nel frattempo mi incuriosisce sapere una cosa: nella vostra quotidianità quanto e cosa protrebbe essere gestito grazie a una piattaforma wiki invece che via email?
..ma scusate, eravate a Varese e non me l’avete detto?
Sarei venuta a salutarvi!
( non vediamo l’ora di sapere cosa sarà questo nuovo progetto!
ottimo direi! vi siete fatti una bella scampagnata ma ne è valsa la pena!!!
la rapidità della comunicazione lascia meno spazio alle presupposizioni e si rimane più sul concreto
Una cosa simile in fondo già viene fatta con evolutionway dove il prp/prs mette online tutte le informazioni sulla offerta. La differenza qui è che solo il prp/prs può modificae la pagina ma essa è comunque visibile a tutti i colleghi.
Eppure i promotori mandano ugualmente le email o telefonano per domande la cui risposta è già scritta.
Il problema credo sia nel fatto che anche mettendo online le informazioni aggiornate, pochi si ricordano di consultarle preferendo “farselo dire”al vecchio modo.
Consideriamo che ci sono continuamente nuovi promotori che impiegano mesi prima di abituarsi a usare i nuovi strumenti (vedi evolutionway).
Mi chiedo quindi se la presenza di una piattaforma wiki nel nostro network, per come è fatto, diminuirebbero davvero le email?
Ciao Viviana
Hai ragione, Varese è la tua città, la prossima volta se venamo magari un giorno prima per non impazzire nel traffico, veniamo volentieri
Ciao Valeria
La piattaforma wiki è molto vantaggiosa per la stesura di documenti collaborativi. Se stiamo lavorando in 5 persone ad un documento ogni volta che uno fa le modifiche deve mandare una mail con allegato a tutti, in più il responsabile deve mandare periodicamente una mail riassuntiva comprensiva di modifiche a tutti. Magari singolarmente ognuno manda la mail chiedendo pareri ad altri, etc.
Tutto questo genera un volume di mail abnorme ed inutile.
Basta mandare una mail all’inizio indicando la pagina del wiki e poi si fa tutti li.
Questo è un esempio ma ce ne sono molti altri dove il wiki è meglio delle mail e grazie al quale il volume delle mail diminuisce.
Ovviamente non è possibile eliminare completamente le mail, perché è un mezzo di comunicazione fondamentale, il tutto sta nel non abusarne utilizzandolo male
Come dice Riccardo wiki è una piattaforma collaborativa. Ora si tratta di elaborare un sistema che sia utile a tutto il network per poi cominciare a perare mettendo in atto nuove metodologie di lavoro, maggiormente incentrate sulla cooperazione e lo scambio delle informazioni/competenze.
La ricchezza di una rete interconnessa è proprio questa!
Ciao, conosco questo tipo di piattaforma, ne ho valutato i benefici con un piccolo gruppo di lavoro legato alle mappe mentali (le conoscete?). Mi ero riproposto di valutarne un approfondimento serio dopo l’estate.
Tenetemi aggiornato.
Marino
ciao Marino,
conosco le mappe mentali e penso che siano uno strumento interessantissimo per rappresentare e condividere le idee. Perchè non ci racconti la tua esperienza? Che tipo di benefici ha rilevato?
Mi sembra di essere tornato al 1962, quando il mio Professore di Management al New York City College raccomandava: “non lasciate che la vaschetta della posta in arrivo condizioni i vostri tempi operativi; programmate il tempo della vostra giornata e affrontate la posta in arrivo quando e per il tempo che decidete voi.”
Non so che cosa sia la piattaforma wiki e mi aggiornerò oggi stesso. Specie per verificare se certe idee e pratiche di lavoro siano applicabili con successo alla attività che svolge il Promotore ET.
Risento nelle orecchie la domanda di qualcuno a qualcun altro: ma non staremo correndo troppo?
E risento anche la risposta: andiamo a trecento e chi può ci seguirà (o giù di lì).
Sono troppo vecchio, sicuramente, per queste nuove, nuovissime ed affascinanti forme di collaborazione intra-aziendali, ma mi sarebbe di conforto sapere che chi mette le mani nel mio lavoro (e lo stesso vale per me quando metto le mie mani nel lavoro degli altri) sia rispettoso del mio lavoro, interessatamente collaborativo, capace almeno un tantino più di me.
Giampiero Minelli
17 luglio 2008
Ciao
ho letto con attenzione quanto scritto non conosco questa piattaforma, ma qlcs di simile era sul ns. forum nella web mai
Usato dal mio gruppo per informare tutti in “una sola scrittura” di incontri o argomenti da trattare a cui chiedevo di rispondere dalla stessa fonte proprio per non incorrente in quanto a descritto Guendalina e avere tutte le risposte sotto controllo
Funziona in questo modo …giusto?
Grazie e buona serata
Ciao
noi come gruppo abbiamo una cartella in Yahoo che usiamo come nostro archivio…chi inserisce notizie utili a tutti, chi inserisce verbali di riunioni, chi preventivi che possono essere utili agli altri…..
Non ho capito bene se si tratti di questo ….
sarebbe bellissimo se all’interno di questa “cartella” si potessero apporre modifiche…visibili a tutti….
Si perde un’enormità di tempo a rispondere alle mail, alle chat e quant’altro….molte cose potrebbero essere velocizzate ….
Quel determinato tour operator ha un’offerta …..ci dà una commissione maggiore….ho scoperto che quell’agenzia ha una destinazione particolare…quell’hotel è carino perchè…l’importante è poterle catalogare per argomento e non perdere poi tempo a cercare….
Sarebbe ottimo !! sopratutto per me che manco completamente di organizzazione…e di memoria !!! :-))
ciao Giampiero,
penso sia fondamentale scoprire sempre nuovi strumenti che possano migliorare la nostra attività. Ovviamente è altrettanto importante per noi condividere con tutti quello che “scopriamo” perchè crediamo moltissimo nella cooperazione e sono assolutamente d’accordo con te quando parli di rispetto: un gruppo cresce e lavora bene quando si costruisce sulla fiducia e sul rispetto reciproco.
Buon lavoro
ciao Emanuela,
è qualcosa di simile, diciamo che in questo caso la cosa bella è che si lavora tutti sullo stesso documento quindi si eliminano i passaggi di risposte e aggiornamenti perchè l’unica operazione che viene fatta è proprio quella di creare insieme il documento a cui si sta lavorando. Il sistema inoltre tiene traccia di tutte le modifiche quindi tutti possono risalire a cosa ha scritto chi partecipa.
A presto
ciao Anonimo
da quello che mi sembra di capire quello che fate con Yahoo è condividere dei documenti su cui però non potete apportare modifiche, quindi è in questo che differisce la piattoforma wiki.
Mi interessa molto quello che dici perchè tocchi un argomento estramamente importante: la catalogazione degli argomenti, imprescindibile quando i contenuti si moltiplicano a tal punto da correre il rischio di non essere più in grado di reperire informazioni archiviate. A questo proposito oggi si parla di “folksonomia” (http://it.wikipedia.org/wiki/Folksonomia) e sarà anche questo un argomento su cui dovremo porre la nostra attenzione in modo concreto per facilitare il più possibile il reperimento delle informazioni.
ciao