Lug 02 2008
Basta, da oggi non riponderò più alle vostre email!
Varese, 25 giugno h 11.00 : io e Riccardo finalmente arriviamo dopo ben 5 ore di viaggio ad un appuntamento che sicuramente ricorderemo nel tempo come l’appuntamento che ha determinato l’avvio di nuove modalità di comunicazione e di gestione del lavoro.
Entriamo nell’aula magna dell’università dell’Insubria dove si svolge l’International Forum on Enterprise 2.0, incentrato su come i modelli collaborativi e informali come wiki, blog, social network, tagging, ecc… stanno modificando il modo di concepire e gestire il lavoro e la comunicazione.
Il programma degli interventi è fitto e nell’aula non c’è l’aria condizionata, il che significa che dopo la pausa pranzo le difficoltà a tenere gli occhi aperti non sono poche. Ma ecco che si alza in piedi e prende la parola Luis Suarez (Knowledge Manager, Community Builder and Social Computing Evangelist in IBM) che esordisce chiedendo: quanto di voi devono rispondere almeno a 20 mail al giorno? quanti a 30? 40? più di 50? Le mani alzate sono molte e il suo commento è stato: poveretti… non vorrei essere nei vostri panni!
Immediatamente ho pensato: sento che per questo intervento è valsa la pena alzarsi alle 5 e venire fin qui! E in effetti non mi sbagliavo!
Luis Suarez ci ha raccontato come anche lui 5 mesi prima si trovasse nella stessa situzione di chi continuava a tenere la mano alzata e che un bel giorno ha detto basta a quei fiumi di mail che non facevano altro che generare altri fiumi di mail e via a scivere e scrivere cosa si doveva e non doveva fare senza avere più il tempo di farlo!
Se ci pensate bene infatti la maggior parte delle mail non sono affatto operative!
Facciamo un esempio. Sono un promotore e voglio fare una campagna di gruppo su Google.
Invio al mio gruppo di lavoro una mail con i punti della campagna (prodotto, obiettivi, budget, partecipanti, richieste ricevute, trattative in corso, vendite andate a buon fine…) richiedendo un feedback di tanto in tanto ed eventuali suggerimenti. Invio una mail e ne ricevo 10 che devono essere lette e che necessitano di risposta a tutti. Risposta che generarà altre risposte e così via la posta si intasa con il risultato che il mio documento riepilogativo di tutte le info sulla campagna di gruppo ancora non è stato aggiornato.
Immaginate invece ora di creare un documento condiviso in una piattaforma wiki con tutti i punti del vostro progetto e di mandare un’unica mail al gruppo dicendo semplicemente: ciao a tutti, qui trovate tutte le caratteristiche della campagna di gruppo, per favore ciascuno di voi aggiorni il documento segnalando tutte le informazioni utili in merito. Ci riaggiorniamo a fine campagna 
Beh, non è fanatstico? Quante mail ci siamo risparmiati? E quante più informazioni avremo la possibilità di scambiarci in questo modo? Tantissime e in modo assolutamente agile e rapido!
Elettrizzata da questo intervento non ho resistito e come racconta Luca Baldisserotto nel suo blog, la prima cosa che gli abbiamo detto al telefono alla domanda “com’è andata a Varese?” è stata: “Benissimo! Vuoi sapere qual è la cosa più importante che abbiamo imparato? Beh, che le mail orami fanno parte del passato !!”
Risultati.
A distanza di una settimana abbiamo installato la nostra prima piattaforma wiki e aperto numerose pagine collaborative invitando le persone ad intervenire e collaborare e chiedendo esplicitamente di non comunicare più via mail.
E quando è necessario farlo? E quando c’è una cosa urgente da dire o un’info fondamentale da avere?
Quali migliori strumenti di: istant messaging, telefono, skype, chat… oppure mi alzo dalla sedia e vado direttamete nell’ufficio dove so che c’è la persona che ha l’informazione che mi serve e con l’occasione scambio anche 4 chiacchere, 2 risate e mi bevo pure 1 caffettino
Perchè la cosa importante non è più l’informazione ma sapere chi ha l’informazione che può aiutarmi a sviluppare nel modo migliore il mio lavoro!
Ehi, PREPARATEVI perchè la nuova Agenzia Online la costruiremo proprio con questa logica e con questi nuovi media collaborativi!!
Ma lascio a Riccardo il piacere di raccontarvi questo nuovo entusiasmante progetto
Nel frattempo mi incuriosisce sapere una cosa: nella vostra quotidianità quanto e cosa protrebbe essere gestito grazie a una piattaforma wiki invece che via email?